“电话形象”，是电话礼仪的主旨所在。它的含意是：人们在使用电话时的种种表现，使通话对象“如见其人”，能够给对方以及其他在场之人，留下完整的、深刻的印象。一般认为一个人的“电话形象”，主要是由他使用电话时的语言、内容、态度、表情、举止以及时间等几个方面所构成的。它被视为个人形象的重要组成部分。

 1.接听电话时

（1）第一声最重要  

当用户第一次打电话到某组织时，接电话者明朗的声音、清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词，会给对方留下深刻而美好的印象，同时也会使对方对该组织产生良好的印象。

（2）保持愉悦的心情和正确的姿态

你手持的话筒就代表着客人，你的心情会感染对方，当我们拿起听筒听到从那头传来充满愉悦的礼貌问候时，我们的心情也会被感染。我们经常与朋友用电话交流时，对方在吃东西或在躺着接听，我们一听就能听出来。所以，保持良好的姿态和心情是打电话的第一要务。一位日本业绩突出的保险销售员即使在家里接听电话也会站起来，毕恭毕敬、一丝不苟。实际上，姿态也会影响心情。另外，无论打电话还是接电话，切忌受他人情绪的影响。

（3）要重视通话时的吐字、声调

声音清晰、悦耳，吐字清楚、谈话简短干练是电话礼仪的又一要务。电话里你无法用姿态加强你的表达，而只能靠发音标准、口齿清晰、并且加强语音、语调才能将意思清楚地表达给对方。声调不仅能传递感情，又能帮助词语表达，便于对方准确理解。

 （4）及时接听，认真记录

 电话铃响了，应尽快去接，最好不要让铃声响过5遍。如果超过5遍才拿起话筒，应该先向对方道歉。对方有些需转达的内容要仔细记录，并作必要重复，让对方确认。

 （5）礼貌地结束通话

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，然后轻轻放下电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

（6）转接电话礼仪

当需转接电话时，要确认打电话者的身份；如果对方要找的人不在，可告诉对方什么时候可以找到他要找的人；如果是业务电话，最好能请对方留下联系方式；当自己的同事不在时，一般不能随便透露他的去处，这不只是对个人的尊重，有时还是对本单位利益的自觉维护。